Föreningsregister
Kanske tycker du det är roligt med discgolf, fotboll, hantverk eller att sjunga? Eller kanske är du anhörig till någon med sjukdom och söker stöd? Det finns en mängd föreningar i Umeå inom olika områden där du kan bli medlem.
Föreningslivet är öppet för alla. Som privatperson kan du i föreningsregistret hitta ett stort utbud av föreningar inom olika områden.
Du kan filtrera på typ av aktivitet, åldersgrupp och områden i staden. Här ska du även kunna hitta webbplatser eller kontaktuppgifter till föreningen. Men eftersom systemet är ganska nytt har inte alla föreningar hunnit uppdatera sina uppgifter. Om du hittar en förening som låter intressant men det saknas kontaktuppgifter kan du kontakta Föreningsbyrån så hjälper de dig.
Registrera förening
Som ny förening behöver du ansöka om att registrering i kommunens föreningsregister för att bland annat kunna söka bidrag eller hyra lokaler till föreningstaxa.
Som befintlig förening behöver du omregistrera dig en gång per år genom att se över, uppdatera och godkänna att föreningens uppgifter till exempel styrelse och kontaktperson stämmer. Ni behöver även ladda upp era nya årsmöteshandingar. Detta krävs för att ni ska fortsätta vara bidragsberättigade och kunna boka lokaler med föreningstaxa.
Er förening behöver genomföra ett antal steg i systemet innan ni är fullständigt registrerade.
Du som är kontaktperson i en ny förening bör ansöka om registrering i kommunens föreningsregister. Det görs i Umeå kommuns bokning- och bidragssystem.
För att registrera dig måste du:
- Registrera dig som användare i systemet.
- Klicka på ikonen i högra hörnet och "ansök om att bli kund".
- Fyll i formuläret, ladda upp bilagor och skicka in.
Ansökan behandlas inom fyra veckor från att den inkommit. En förutsättning för att vi ska kunna handlägga din förenings ansökan är att du har bifogat era stadgar samt protokoll från nybildningsmöte eller årsmöte. Bilagor bifogas digitalt. Finns bilagorna inte digitalt får du skicka dem med post.
För att er förening ska kunna ansöka om bidrag, boka tider i hallarna eller uppdatera föreningsregistret krävs det att ni aktiverat minst en föreningsadministratör i det nya systemet.
Föreningsadministratören, även kallad admin i systemet, är den som har tillgång till allt som rör er i systemet såsom till exempel rättigheter att se och ändra alla uppgifter om er förening.
Bland annat är det föreningsadministratören som har möjlighet att lägga till fler användare samt dela ut behörigheter beroende på vad ni vill att respektive användare ska kunna göra.
Det är föreningens styrelse som utser föreningsadministratören. Det kan antingen vara en person som är firmatecknare i föreningen eller en person som utses på ett protokollfört styrelsemöte.
Tänk på! Föreningsadministratören har tillgång till alla uppgifter i systemet som rör föreningen, inklusive till exempel personnummer för deltagare om ni söker aktivitetsstöd.
För att aktivera föreningen i systemet behöver du som blivit utsedd som föreningsadministratör registrera dig som användare i systemet:
- Registrera dig personligen med bank-id.
- Klicka på ”gubben” i högra hörnet och fyll i dina kontaktuppgifter.
- Klicka på Ansök i vänstra spalten.
- Fyll sedan i formuläret Föreningsadministratör. Bifoga handling där det framgår att du antingen är firmatecknare för föreningen eller utsedd föreningsadministratör.
När vi har tagit emot anmälan lägger vi till utsedd person som föreningsadministratör för föreningen och skickar ut vidare instruktioner.
För att söka bidrag krävs det endera att du har behörigheten som föreningsadministratör eller att du fått behörigheten bidrag.
För att boka lokaler och anläggningar krävs det antingen att du har behörigheten föreningsadministratör eller har annan behörighet för att boka, exempelvis ledare.
Om behov finns kan föreningsadministratören skapa nya roller med behörighet såsom boka, avboka och långtidsbokning. Detta styrs från er förenings sida under Administrera, Roller i bokning- och bidragssystemet.
Föreningsadministratören är den som har befogenhet att dela ut behörigheterna.
Minst en gång varje år, helst efter årsmötet, måste föreningen se över, uppdatera och godkänna att föreningens uppgifter till exempel styrelse och kontaktperson stämmer.
Är ni en bidragsberättigad förening behöver ni även ladda upp era nya årsmöteshandlingar (undertecknat årsmötesprotokoll inklusive bilagor; verksamhetsberättelse- och plan, ekonomisk redovisning och revisionsberättelse) för att fortsatt behålla den statusen. Detta kallas för att omregistrera sin förening.
Kontakta oss om du får problem
Vi vet att nya system kan vara lite knepiga. Om du får problem med registreringen eller annat i systemet är du hjärtligt välkommen att kontakta oss på Föreningsbyrån. Vi hjälper dig gärna.